Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

• DBT Partners SRL
• Nom commercial : Offside Foot Indoor
• Adresse : Rue des Orchidées 6, 5030 Gembloux, Belgique
• N° d'entreprise : 0788.645.632
• E-mail relatif à la vie privée : info@offsidefootindoor.be

2. Quelles données pouvons-nous traiter ?

Selon votre utilisation du site et des services Offside, nous pouvons notamment traiter les catégories de données suivantes.

Données d'identification et de contact

• nom ;
• prénom ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• éventuellement adresse de facturation ;
• informations communiquées dans le formulaire de demande de devis (nom de l'entreprise, numéro de TVA, adresse de facturation, message).

Données liées aux réservations

• date et heure de la réservation ;
• prestation choisie ;
• nombre de participants ;
• informations relatives à un anniversaire, stage ou événement ;
• informations nécessaires à la bonne organisation de l'activité ;
• historique des réservations.

Données relatives aux participants

Lorsque cela est nécessaire pour l'organisation d'une activité, certaines informations concernant les participants peuvent être traitées, notamment leur nom, leur tranche d'âge ou les informations nécessaires à leur participation.

Allergies et intolérances

Le formulaire de réservation d'anniversaire comporte un champ facultatif permettant de signaler une allergie ou une intolérance. Une telle information est une donnée concernant la santé. Elle n'est donc demandée qu'après que vous avez coché une case distincte, prévue pour cela seul : tant que cette case n'est pas cochée, le champ n'apparaît pas et rien n'est enregistré.

Ce consentement explicite est horodaté en même temps que la donnée, et les deux sont indissociables dans notre base. Vous pouvez le retirer à tout moment en nous écrivant : l'information est alors effacée, sans que cela remette en cause votre réservation. À défaut de retrait, elle est supprimée en même temps que le reste de votre réservation, selon les délais de l'article 7.

En dehors de ce champ, nous ne collectons pas de données sensibles et nous évitons de le faire lorsqu'elles ne sont pas nécessaires.

Données de paiement et de facturation

Offside peut traiter :

• montant payé ;
• statut du paiement ;
• informations de facturation ;
• références de transaction.

Lorsque le paiement est effectué par l'intermédiaire d'un prestataire de paiement externe, les données bancaires ou de carte peuvent être traitées directement par ce prestataire. Offside ne reçoit pas nécessairement les données complètes de la carte bancaire.

Images et vidéos

Les installations Offside peuvent être équipées de caméras utilisées notamment pour les fonctionnalités de replay ou de vidéo souvenir annoncées dans certaines prestations. Ces images peuvent permettre l'identification de participants.

Les images réalisées pour une fonctionnalité de jeu ou de souvenir ne sont pas automatiquement utilisées à des fins publicitaires. L'utilisation identifiable d'une photographie ou d'une vidéo à des fins promotionnelles fait l'objet d'une base juridique appropriée et, lorsque la loi l'exige, d'un consentement distinct.

Une attention particulière est accordée aux images de mineurs.

Données techniques

Lors de la consultation du site, certaines informations techniques peuvent être traitées, par exemple :

• adresse IP ;
• type de navigateur ;
• type d'appareil ;
• système d'exploitation ;
• date et heure de connexion ;
• pages consultées ;
• informations liées aux cookies et technologies similaires.

3. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Nous pouvons traiter vos données pour les finalités suivantes.

Gérer vos réservations et fournir nos services

Cela comprend notamment :

• enregistrer une réservation ;
• confirmer un créneau ;
• organiser une activité ;
• communiquer avec le client ;
• gérer les participants ;
• fournir une vidéo souvenir lorsque celle-ci est prévue ;
• traiter une modification ou une annulation.

La base juridique est principalement l'exécution du contrat ou les démarches précontractuelles demandées par le client.

Assurer la sécurité d'un participant allergique

Lorsqu'une allergie ou une intolérance nous est signalée, nous l'utilisons uniquement pour adapter ce qui est servi ou proposé à la personne concernée le jour de l'activité. Elle n'est communiquée à personne d'autre que l'équipe qui encadre cette activité.

Parce qu'il s'agit d'une donnée concernant la santé, la base juridique est votre consentement explicite, recueilli au moyen d'une case distincte et horodaté (article 9, paragraphe 2, point a, du RGPD). Vous pouvez le retirer à tout moment ; le retrait ne remet pas en cause ce qui a été fait avant.

Gérer les paiements et la comptabilité

Nous traitons les informations nécessaires à la facturation, aux paiements, à la comptabilité et au respect de nos obligations fiscales et légales. La base juridique est l'exécution du contrat ainsi que le respect de nos obligations légales.

Répondre aux demandes

Lorsque vous nous contactez par e-mail, par téléphone ou via le formulaire de demande de devis, nous utilisons les informations communiquées pour répondre à votre demande. Selon la nature de celle-ci, le traitement repose sur les démarches précontractuelles demandées par vous ou sur notre intérêt légitime à assurer le suivi des demandes reçues.

Sécurité et protection de nos droits

Certaines données peuvent être utilisées lorsqu'elles sont nécessaires pour :

• assurer la sécurité des installations et des systèmes informatiques ;
• prévenir les abus ou fraudes ;
• constater un incident ;
• gérer une réclamation ou un litige ;
• défendre les droits d'Offside ou d'une personne concernée.

Le traitement repose, selon les circonstances, sur une obligation légale ou sur notre intérêt légitime, après prise en compte des droits et libertés des personnes concernées.

Communication commerciale

À ce jour, Offside n'envoie aucune lettre d'information ni aucun message publicitaire. Les seuls e-mails que vous recevez de notre part concernent votre réservation : sa confirmation, son annulation, son expiration ou un devis que vous avez demandé.

Si une lettre d'information devait voir le jour, elle ne serait envoyée qu'aux personnes l'ayant expressément demandée, et chaque envoi comporterait un lien de désabonnement. Cette politique serait mise à jour au préalable.

Lorsqu'un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Vous pouvez également vous opposer à l'utilisation de vos données à des fins de marketing direct.

4. Cookies et technologies similaires

Le site n'utilise que deux traceurs, tous deux internes. Aucun cookie publicitaire, aucun bouton de réseau social et aucun contenu externe déposant un traceur ne figure sur ce site.

Strictement nécessaire — sans consentement

Votre choix en matière de cookies est conservé dans votre navigateur pendant six mois, afin de ne pas vous reposer la question à chaque page. Cette information ne quitte jamais votre appareil.

Mesure d'audience — avec votre consentement

Si vous l'acceptez, nous comptons les pages consultées, la provenance, le type d'appareil, le pays, la langue de votre navigateur et les étapes franchies dans le parcours de réservation. Le pays est déduit de votre adresse IP par notre hébergeur ; l'adresse elle-même n'est pas conservée. L'outil est le nôtre : aucune donnée n'est transmise à un tiers, aucune adresse IP n'est conservée, et l'identifiant de visite est tiré au hasard puis oublié après trente minutes, ce qui rend impossible le rapprochement de deux visites. Les statistiques sont effacées au bout de treize mois.

Refuser la mesure d'audience n'empêche l'accès à aucune partie du site.

L'utilisateur doit pouvoir retirer son consentement ou modifier ses préférences aussi facilement qu'il les a données. La liste précise des cookies utilisés, leur fournisseur, leur finalité et leur durée est reprise dans la politique de gestion des cookies du site.

5. Avec qui partageons-nous vos données ?

Offside ne vend pas les données personnelles de ses clients.

Les prestataires qui traitent des données pour notre compte sont les suivants. L'article 13.1.e du RGPD impose de les nommer : une liste de catégories ne permet pas de savoir qui détient réellement vos informations.

• Supabase — base de données du site : réservations, demandes de devis, contenus. Données hébergées en Irlande (Union européenne).
• Resend — envoi des e-mails de confirmation, d'annulation et de remboursement. Données hébergées en Irlande (Union européenne).
• Vercel — hébergement du site. Les pages sont calculées sur des serveurs situés aux États-Unis (voir l'article 6).
• Stripe — paiement en ligne. Stripe Payments Europe Ltd, établie en Irlande, avec un traitement pouvant impliquer sa société mère aux États-Unis. Nous ne recevons ni ne conservons aucun numéro de carte : le paiement se déroule entièrement sur les pages de Stripe.
• Google (Google Workspace) — boîte aux lettres professionnelle du complexe, qui reçoit les avis de nouvelle réservation. Ces avis contiennent le nom du client et le détail de la prestation.
• Notre prestataire comptable, pour les pièces justificatives exigées par la loi.

Ces prestataires ne peuvent traiter les données que sur nos instructions et dans le cadre de leurs missions.

Sport-Finder, qui commercialise la location de terrain et le Bubble Foot, n'est pas un prestataire du site : c'est un service distinct. Lorsque vous suivez un lien vers Sport-Finder, vous quittez ce site et les données que vous y saisissez sont régies par la politique de confidentialité de ce service. Nous ne lui transmettons aucune donnée.

Les données peuvent également être communiquées lorsqu'une obligation légale nous l'impose ou lorsqu'une autorité légalement habilitée en fait la demande.

6. Transferts en dehors de l'Espace économique européen

Oui, des transferts ont lieu, et il vaut mieux le dire que l'écrire au conditionnel. La base de données et l'envoi des e-mails restent dans l'Union européenne, en Irlande. En revanche :

• l'hébergement du site (Vercel) calcule les pages sur des serveurs situés aux États-Unis ; les données que vous saisissez dans un formulaire y transitent avant d'être enregistrées en Irlande ;
• le paiement (Stripe) et la messagerie professionnelle (Google) reposent sur des sociétés dont la maison mère est établie aux États-Unis.

Ces transferts s'appuient sur les mécanismes prévus au chapitre V du RGPD — clauses contractuelles types de la Commission européenne, et, le cas échéant, décision d'adéquation applicable aux entreprises américaines certifiées. Vous pouvez nous demander une copie des garanties mises en place à l'adresse indiquée à l'article 1.

7. Combien de temps conservons-nous les données ?

Nous ne conservons les données personnelles que pendant la période nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales applicables. À titre général :

• Données de réservation et de relation client : 13 mois, après quoi le nom, l'e-mail, le téléphone, le prénom et l'âge de la personne fêtée, les allergies signalées et les remarques sont effacés automatiquement. Le montant, la date et la prestation subsistent, pour la comptabilité.
• Documents comptables et factures : pendant la durée de conservation légalement applicable, qui peut atteindre 10 ans en Belgique.
• Demandes de devis : 13 mois, après quoi les coordonnées du contact et le contenu du message sont effacés automatiquement. Seuls le nom de l'entreprise, le montant et la date subsistent, pour la comptabilité.
• Données utilisées pour le marketing avec consentement : jusqu'au retrait du consentement ou jusqu'à ce que les données ne soient plus nécessaires à cette finalité.
• Images et vidéos Replay : pendant la durée nécessaire à la fourniture de la fonctionnalité ou du souvenir annoncé. Offside veille à ne pas les conserver indéfiniment sans justification.
• Statistiques de fréquentation : 13 mois, après quoi elles sont effacées automatiquement. L'identifiant de visite, lui, est oublié après 30 minutes.
• Choix en matière de cookies : 6 mois dans votre navigateur, après quoi la question vous est reposée.

En cas de litige, certaines informations peuvent être conservées plus longtemps dans la mesure nécessaire à la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice.

8. Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez notamment demander :

• l'accès à vos données personnelles ;
• la rectification de données inexactes ;
• l'effacement de certaines données ;
• la limitation d'un traitement ;
• la portabilité de certaines données ;
• l'opposition à certains traitements ;
• l'arrêt de l'utilisation de vos données pour le marketing direct.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Le retrait du consentement n'affecte pas la légalité des traitements réalisés avant ce retrait.

Nous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande, comme le prévoit l'article 12.3 du RGPD. Si votre demande est complexe, ce délai peut être prolongé de deux mois ; nous vous en informons alors dans le mois.

Une demande d'effacement portant sur une réservation passée est honorée directement : le nom, l'e-mail, le téléphone, le prénom et l'âge de la personne fêtée, les allergies, les remarques et les notes internes sont supprimés. Le montant, la date et la prestation subsistent, sans lien avec une personne : la loi nous impose de conserver les pièces comptables, et l'article 17.3.b du RGPD réserve expressément ce cas.

Le retrait de votre accord concernant une allergie est honoré à tout moment, même avant l'activité, et séparément : l'allergie et la date de l'accord sont effacées ensemble, votre réservation reste inchangée.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter info@offsidefootindoor.be.

Afin d'éviter de transmettre des données à une personne non autorisée, nous pouvons demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier votre identité.

9. Droit de déposer une plainte

Si vous estimez que vos données personnelles ne sont pas traitées conformément à la réglementation, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'autorité belge compétente en matière de protection des données : Autorité de protection des données — Belgique.

Vous pouvez également nous contacter préalablement à l'adresse info@offsidefootindoor.be afin que nous puissions examiner votre demande.

10. Données concernant les mineurs

Une partie importante des activités proposées par Offside peut concerner des enfants. Nous accordons par conséquent une attention particulière à la protection de leurs données.

Lorsqu'une autorisation parentale est légalement nécessaire, notamment pour certaines utilisations d'images ou de données, Offside veille à obtenir l'autorisation appropriée avant l'utilisation concernée.

Les informations concernant les mineurs ne sont collectées que lorsqu'elles sont utiles ou nécessaires à l'activité concernée.

11. Sécurité

Offside prend des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données personnelles contre notamment :

• l'accès non autorisé ;
• la perte ;
• l'altération ;
• la divulgation injustifiée ;
• l'utilisation abusive.

L'accès aux données est limité aux personnes et prestataires qui en ont besoin dans le cadre de leurs missions.

12. Modification de cette politique

La présente Politique de confidentialité peut être adaptée afin de tenir compte :

• d'une modification de nos services ;
• d'un changement de prestataire ;
• d'une évolution technologique ;
• d'une modification légale ou réglementaire.

La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

13. Contact

Pour toute question concernant vos données personnelles :